Administratiesoftware voor aannemers met nood aan vrije tijd

De administratieve rompslomp die bij een zaak hoort, neemt voor heel wat ondernemers een grote hap uit de ‘vrije tijd’.  Giovanni De Vent van tuinbouwbedrijf Go Green uit Ramskapelle besteedde vroeger wekelijks vele avonduren én zijn hele zondag aan offertes, vorderingsstaten en facturen, betalingen afpunten … De vele spreadsheets, notaboeken, paperassen en kattenbelletjes die hij daarvoor allemaal moest raadplegen, verving hij zes jaar geleden door één handige software, Visma Bouwsoft. Sindsdien is hij dagelijks nog maar een half uurtje bezig met zijn administratie, en is hij ’s zondags lekker vrij. De Vent vertelt dan ook heel enthousiast over dit programma dat zijn leven veranderde.

Giovanni De Vent en zijn team gebruiken de software vlotjes tijdens de werkuren voor tijds- en materiaalregistratie en onderlinge communicatie. “In de app registreren we onze uren bij elke klant ter plaatse. Vroeger werd dat in de camionette in de agenda’s opgeschreven, en moest ik dat achteraf ontcijferen en overzetten in Excel. Nu geeft iedereen ze meteen in op zijn gsm en heb ik er achteraf geen werk meer mee”, licht hij toe. 

“In de app hangen aan elke klant ook alle gegevens vast. Zo weet iedereen ter plaatse bijvoorbeeld hoeveel hortensia’s er precies geplant moeten worden, maar ze vinden er ook andere nuttige informatie in zoals toegangscodes en dergelijke. Als een klant mij nog iets extra’s vraagt, bijvoorbeeld om ook de haag te scheren, voer ik dat snel in de software in en zo zien de werknemers ter plaatse alles wat er moet gebeuren.” 

De Vent benut bijna alle modules van het softwarepakket: “Alle klanten- en leveranciersgegevens, foto’s, plannen, tijdsregistratie en communicatie zitten in het programma, gelinkt op klant- en projectniveau. Zo maak ik met de Visma Bouwsoft snel overzichtelijke offertes, ik stel er vorderingsstaten en quasi automatisch opgemaakte facturen in op, het programma stuurt betalingsherinneringen uit en ik zie per klant of en wanneer die verzonden zijn. En alles is gekoppeld aan mijn boekhoudprogramma.” 

“Ik hou in Bouwsoft ook bij welk materiaal ik aankoop en uitleen, en ik stel herinneringen in voor onderhoud en keuring. Zo moet ik daar allemaal niet meer aan denken. Ik noteer er ook in wanneer iemand een prijsaanvraag doet, dan zie ik altijd in een oogopslag welke offertes ik nog moet maken. Het is een prima geheugensteuntje”, lacht De Vent. 

“Mijn werknemers gebruiken de tijds- en materiaalregistratie en raadplegen klanteninformatie in de app. Zij hadden geen opleiding nodig, want alles wijst zichzelf wel uit. Maar ik, die het hele administratieve pakket benut, ik kreeg wel een grondige opleiding wanneer ik het programma aankocht, gewoon hier bij mij op kantoor!” 

“Ik was er snel mee weg. En als ik toch nog eens iets niet meer vindt, omdat ik een bepaalde functie weinig gebruik, dan is de helpdesk altijd supervlot bereikbaar”, sluit Giovanni De Vent tevreden af. 

Wil u graag weten wat Visma Bouwsoft voor u kan betekenen? Vraag dan een gratis demo aan op www.bouwsoft.be/info.