Tagarchief: Willy Reynders

Heel wat minder administratieve handelingen

groensoft-1-kopiëren
Lees het gehele artikel

Willy Reynders Tuinarchitectuur groeit al 11 jaar mee met digitalisering

Van een tuinaannemingsbedrijf met veertig jaar ervaring op de teller verwacht je in eerste instantie misschien een logge structuur, verborgen achter stapels papier. Een misplaatste aanname, zo bewijst Willy Reynders Tuinarchitectuur. Het bedrijf, actief in ontwerp, aanleg en onderhoud van vooral particuliere tuinen, sprong namelijk heel bewust op de kar van digitalisering en kan mede dankzij Groensoft rekenen op een bloeiend palmares van heimat Beringen tot over de grenzen van Nederland, Duitsland en zelfs Frankrijk heen.

“In de eerste plaats gebruiken we Groensoft voor offertes, calculaties, nacalculaties en klantenbeheer, maar ook ons volledige mailsysteem is eraan gekoppeld”.

Elf jaar geleden is het intussen dat Willy Reynders Tuinarchitectuur de gekende Excel-sheets inruilde voor Groensoft. “Het was mijn broer die mij ertoe aanzette”, herinnert tuinarchitect Piet Rietveld zich. “Hij werkte met het gerelateerde softwarepakket Bouwsoft en raadde me aan om ook de overstap te maken. Sindsdien zijn we trouwe gebruiker. Meer zelfs, wanneer we twee jaar geleden onderdeel werden van de APK-groep en er sprake was van een migratie naar een ander softwarepakket, gangbaar in de rest van die groep, hebben we voet bij stuk gehouden en een uitzondering in de wacht gesleept.”

Full colour plantenlijsten

Op het moment dat Willy Reynders Tuinarchitectuur de overstap maakte, waren er al wel wat administratieve softwarepakketten op de markt, maar één ding was voor Rietveld doorslaggevend: “Ik wilde absoluut de mogelijkheid hebben om onze plantenlijsten met foto’s en in kleur af te drukken. Daar was Groensoft toen uniek in, en ook vandaag is het nog steeds een onderscheidende functie van het pakket.”

Er valt dan ook heel wat naar de hand te zetten in de verschillende bibliotheken en modules van het pakket. “Alle noodzakelijke informatie over bepaalde materialen, gereedschappen of tarieven kunnen we in Groensoft kwijt. Dat op zich brengt al een bijzondere flexibiliteit met zich mee, in die zin dat we het pakket perfect aan onze werking kunnen aanpassen. Maar daarenboven wordt elke wijziging ook nog eens naar alle gerelateerde documenten geëxtrapoleerd. Dat bespaart onze administratie een hoop werk.”

Piet Rietveld is tuinarchitect bij Willy Reynders Tuinarchitectuur.

Altijd en overal beschikbaar

Wat ooit startte met plantenlijsten en offertes, is inmiddels een volledig geïntegreerd werkpakket. “In de eerste plaats gebruiken we Groensoft voor offertes, calculaties, nacalculaties en klantenbeheer, maar bijvoorbeeld ook ons volledige mailsysteem is eraan gekoppeld. Dat is niet alleen op bureau, maar ook daarbuiten al een zegen gebleken. Zo heb ik dankzij de Mobile Pro app altijd toegang tot het systeem. Handig als ik op de werf snel wil controleren wat er voorzien is, maar ook naar communicatie toe. Merk ik op zaterdag dat bepaalde geplande werken door weersomstandigheden bijvoorbeeld niet op het voorziene moment kunnen plaatsvinden, dan kan ik de klant daar via de app rechtstreeks van op de hoogte stellen.”

Nochtans was Rietveld wel enigszins terughoudend toen Groensoft zo’n vier jaar geleden van een lokaal systeem naar de cloud overschakelde. “Ik had inderdaad schrik dat bepaalde zaken minder vlot zouden verlopen, maar die angst is uiteindelijk onterecht gebleken. Ook het feit dat er vandaag geen lokale kopieën meer gemaakt worden, helpt om fouten en discussies te vermijden en alles te stroomlijnen.”

Van bureau naar de werf

Inmiddels wordt ook de volgende stap, die van bureau naar werf, grondig voorbereid. Onlangs introduceerde Groensoft namelijk Didit, een digitale werkbonapp waarmee werken en materialen vanop de werf rechtstreeks in het systeem afgevinkt kunnen worden. “In principe krijgen onze ploegen dagelijks een print van de meetstaat en voorcalculatie mee, waarop ze ter plaatse aanduiden wat wel of niet gebruikt is. Vandaag laten we een aantal teams echter ook Didit uittesten. Op zich is het te vroeg om daar conclusies uit te trekken, maar we hebben wel hoge verwachtingen. Want als alles rechtstreeks geregistreerd wordt, dan hoeven de lijsten niet langer handmatig in het systeem overgenomen te worden, reduceer je het aantal administratieve handelingen en win je dus heel wat tijd. Bij wijze van spreken kan je dan een factuur uitsturen nog voor de ploeg weer op kantoor is aangekomen.”