In de slag om efficiëntie op alle niveaus, verliezen spreadsheets en rekenbladen dagelijks terrein ten opzichte van gespecialiseerde software voor offerteverwerking, calculatie en klanten- en personeelsbeheer. Vooral de belofte dat langdradig bureauwerk op die manier gestroomlijnd wordt, trekt aan. Maar het juiste pakket doet meer dan dat, en laat onder meer toe de kostprijsberekening direct en consequent aan te pakken.
Met Groensoft werkt Use It Group al meer dan vijftien jaar aan administratieve vereenvoudiging in de groen- en tuinsector, in het bijzonder bij kleine en middelgrote tuinaannemersbedrijven. Het softwarepakket, dat naargelang de noden van de onderneming uitgebreid kan worden, biedt daartoe diverse functionaliteiten voor onder meer offertes en facturatie, klanten- en projectbeheer, vorderingsstaten, onderhoudsplanning en tijdregistratie en nacalculatie.
Geen generieke toepassingen, echter, maar functies en formules op maat van de tuinaannemer en groenprofessional. Denk aan een eenvoudige opsplitsing tussen verschillende btw-tarieven, inclusief opmaak van een btw attest voor werken aan 6%, of mobiele toepassingen voor raadplegingen en registraties op de werf. Volgens onderzoek valt er zo met Groensoft al snel dertig procent tijdwinst te boeken. Uniek is dat die cijfers na verloop van tijd alleen maar oplopen.
Minder opzoekingswerk
De grote meerwaarde van Groensoft zit hem dan ook niet alleen in de functionaliteiten, maar tevens in de sectorspecifieke bibliotheken. Zo beschikt elk pakket over basisbibliotheken waarin de tuinaannemer uitgebreide data over materialen, uren en gereedschappen kwijt kan. De gebruiker kan er zelf gegevens in opnemen en specificeren, maar er kunnen ook rechtstreekse linken gelegd worden naar de prijslijsten van verschillende leveranciers.
Dat laat toe om op een uiterst eenvoudige manier de juiste materialen te zoeken en te selecteren, prijzen te vergelijken, de gegevens in een offerte op te nemen en eventueel zelfs rechtstreeks te bestellen. Wie bedenkt hoeveel tijd dat opzoekingswerk in normale omstandigheden opsoupeert, ziet al snel de voordelen in. Bovendien wordt dankzij het eenvoudige prijsvergelijk naast tijd ook letterlijk geld bespaard.
Oog voor investeringen
Een andere factor die in kostprijsberekening regelmatig over het hoofd wordt gezien, zijn de kosten verbonden aan investeringen zoals gereedschappen en machines. In de bibliotheek kunnen daarom ook gegevens over het type, de kostprijs, het onderhoud en de afschrijvingstermijn van dergelijk materieel opgenomen worden. Groensoft bepaalt op basis daarvan automatisch hoe deze kosten best in de werken verrekend worden.
Volgens eigen recept
Zowel in de opbouw van de bibliotheken als in het gebruik ervan, biedt Groensoft de gebruiker enorme flexibiliteit. Eigenschappen van materialen kunnen waar nodig aangepast en aangevuld worden, en er is voldoende ruimte voor verschillende uurtarieven, marges of andere nuanceringen.
Daarnaast leert Groensoft constant bij, en laat het toe om met de bibliotheken recepten op maat samen te stellen: groeperingen van de verschillende materialen, gereedschappen, uren en marges die voor een bepaald werk noodzakelijk zijn. Op die manier worden alle aspecten die een invloed hebben op de kostprijs meteen in rekening gebracht. Staan er gelijkaardige werken op de planning, dan kan een volledig recept zonder extra opzoekingswerk herhaald of aangepast worden. Naarmate de bibliotheken aangevuld worden, zal er zo stelselmatig meer tijdwinst geboekt worden, tot wel zestig procent.
Van kantoor tot op de werf en terug
Winnen doe je met Groensoft nochtans niet alleen in de eerste fases van het project. Dankzij de mobiele applicaties, geschikt voor elke tablet of smartphone, liggen theorie en praktijk dichter bij elkaar dan ooit. Zelfs met de meest eenvoudige ‘Mobile Lite’-versie kunnen alle gegevens over een project on site geraadpleegd worden, terwijl je met de populaire ‘Time App’ zowel uren als materialen en gereedschappen direct registreert. De recent geprogrammeerde ‘Mobile Pro’ laat dan weer toe om offertes en werkbonnen op te maken, te wijzigen en desgewenst digitaal door de klant te laten ondertekenen. Combineer dit alles met een module voor nacalculatie en regiewerken, en je maakt niet alleen in één klik regiefacturen op, maar krijgt bovenal nog beter inzicht in de verschillende kostenposten en het rendement van je werken.
Via www.groensoft.be vraag je snel en vrijblijvend een demo aan.
